Idén nem vállalom túl magam!

Igen ez is lehetne a bejegyzésem címe, mert ez a tervem az idei évre. Ez a kijelentés kifejezetten a munkámra vonatkozik. Az utóbbi években túlvállaltam magam.

Igyekszem több időt szánni bejegyzések írására is, mint éppen most 😊.

Szeretném megosztani veletek mivel telt a múlt évem, amiből azt is megtudhatod, hogy miben tud még segíteni egy virtuális asszisztens (nem mindig virtuálisan).

Van nekem egy nagyon kedves kolléganőm – akivel az idők folyamán baráti kapcsolatba kerültünk - aki felkérést kapott egy ingatlanos cégtől a pénzügyes feladatok elvégzésére.

Felmerült még a pénzügyeken kívül más megoldandó probléma is. Ugyanis a cég (közben kiderült, hogy több cég) ingatlanok adásvételén kívül, ingatlanok felújításával és bérbeadásával is foglalkozott. A közművek és szerződéseik nem voltak rendben, nagyon nem.

Ági hívott és én vállaltam, hogy rendbe teszem őket. Pontosan nem tudom megmondani (utána kellene néznem, de nem is érdekes), de olyan 20-25 ingatlanról volt szó. Amit a cég megvásárolt ingatlant, abból jó párnak nem volt a cég nevére íratva a víz, villany és gáz órája, amit eladtak ingatlanokat azoknak pedig lemondva, felmondva a közüzemi szerződése. Plusz voltak a bérlemények, amik hasonlóan kaotikusak voltak és a lakókkal való pontos elszámolás miatt jó lett volna a havi elszámolás az óraállások lapján, ami nem történt meg. Nos ebből a káoszból kellett rendet teremtenem.

Minden cég kapott online felületet, regisztrációt minden közüzemi szolgáltatóhoz. E-mailben meg lehetett oldani a szerződéskötést és a felmondást is, természetesen a megfelelő dokumentumokkal (meghatalmazás, cégkivonat, aláírási címpéldány, sablon papírok kitöltése). A bérleményeknél, pedig minden hónap adott időszakába óradiktálás volt a szolgáltatok felé, a pontos elszámolás, számlázás miatt, amiket a létrehozott online felületeken napra készen lehetett nyomon követni.

Olyan egyszerűen hangzik így leírva, de nem volt az. Sokszor voltak bonyodalmak. Nem Magyarországon él az új tulajdonos, hiányzik dokumentum, nem jól van rögzítve az óra gyári száma, már régen nem az a tulajdonos, akinek eladták az ingatlant vagy haláleset történt.

Nem állítom, hogy könnyű volt, sőt, de sikerült 2 hónap alatt rendbe tennem őket. Igyekeztem mindent virtuálisan megoldani, de néha el is kellett mennem ügy intézni vagy személyesen fogadni a közművek képviselőjét.

Miután ilyen szépen elintéztem a közműveket csak tovább kellett vinni a rendszert, amit szintén elvállaltam. 

Ezzel párhuzamosan a cégvezető a remek munkámon felbuzdulva felkért egy nagyobb projekt lebonyolítására.

„Van itt 21 db ingatlan, amit az építtetőtől birtokba kellene venni, kompletten berendezni és bérbeadásra felkészíteni.” Nagyon tetszett a feladat, bár azt azonnal tudtam, hogy ezt virtuálisan nem lehet lebonyolítani csak szinte állandó személyes jelenléttel.

Virtuális asszisztencia ide vagy oda. Hát persze, hogy elvállaltam!

Nem írom le az egész folyamatot, mert betelne vele sok oldal, de a teljesség igénye nélkül felsorolom a rám eső feladatokat

- a lakberendező listái alapján előre meg kellett rendelni a bútorokat (mindet, mert berendezve adták ki az ingatlanokat) gépeket, kiegészítőket, konyhafelszerelést, úgy, hogy meg kellett találni az ár érték arányban a legjobbat

- mindezt időzítve, hogy akkor érkezzenek meg amikor kell, van akinél 6 hét a rendelési idő pl.: egy kanapénál, vagy egy asztalnál 2-3 nap vagy azonnal el lehet menni érte

- áruátvétel, lakásonként szétosztás (pl.: egyszerre jöttek a nagy gépek, amiket érkezéskor egy lakásba tettünk be és azokat kellett szétosztani)

- a 21 db lakással és berendezésével kapcsolatban összes számla nyilvántartása

- kapcsolattartás az építtetővel

- egyeztetés az előzetes birtokba vételről, hogyha felmerül valamilyen hiba azt időben észrevegyük és javítani tudják még a birtokbavétel előtt

- hibalista összeállítása

- javításának kontrollálása

- birtokbavétel

- egyeztetés szakemberekkel a lakásban való munka felmérésére, árajánlat kérése (asztalos, villanyszerelő, bútor összeszerelő, víz szerelő stb.)

- szakemberek koordinálása, ki mikor és hogyan következik

- szakemberek munkájának ellenőrzése, hibajavítások felügyelete

- munkadíjak kifizetésének jóváhagyása

- takarítás és annak felügyelete

- konyhafelszerelés kihelyezése

- dekoráció

- néha mikor nem értek rá és én persze mindig ott voltam, leendő bérlőnek ingatlan megmutatása

Végeredményben mindenki boldog, a projekt sikeresen lezárult.

Mindezeket nem panaszként írom, nagyon szerettem a projektet és nagyon is megérte. Nagyon sokat tanultam belőle és tudom, hogy mire vagyok képes. Erősen megtámogatta az önbizalmamat.

Itt külön köszönet Áginak, akivel nagyon szerettem együtt dolgozni és remélem lesz még rá alkalom.

Idén nem vállalom túl magam!

 

Baráti üdvözlettel:

Hamvai Mária Mariann