„Delegálás: megbízás, felhatalmazás, meghatalmazás, saját felelősségkörbe tartozó feladat kiadása másnak” 

Régen több ismerős vállalkozó barátom azt gondolta, hogy csak a nagyvállalatok menő vezérigazgatói tehetik meg, hogy asszisztenseket tartva, őket busásan megfizetve, rájuk bízzák apró-cseprő dolgaikat, szervezési és személyes teendőiket. Ennyire gyakorlatiatlanok lennének, hogy nem képesek maguknak egy épkézláb naptárbeosztást, vagy akár egy e-mail mapparendszert kialakítani? - elmélkedtek egy-egy munkanap utáni közös találkozón. Azonban, ahogy a vállalkozásaik növekedtek, ők is rájöttek, hogy a feladatok delegálása nem luxus, hanem szükségszerűség. Fejlődésük és növekedési esélyük lételeme.

Az e-mailek és megbeszélések számának növekedésével egyre több időt töltenek a vezetők az íróasztal mögött, ahelyett, hogy vagy a termelésre, esetleges más feladataikra, vagy éppen a leendő vevőkkel történő kapcsolattartásra koncentrálnának. Így egy idő után, nem hoznak sok értéket a cégnek vagy ügyfeleiknek, nem tud a cég tovább fejlődni, azaz STAGNÁL. Egy reálisan gondolkodó vezető bizonyos idő után arra a következtetésre kell hogy jusson, hogy kapacitása a cég növekedésének egyik fő szűk keresztmetszete, el kell kezdenie időt fordítani olyan dolgokra, melyek racionalizálnak egy vállalkozást. Jelen esetben például a felesleges feladatok delegálása egy asszisztens számára.

Miért hasznos egy virtuális asszisztensnek delegálni a feladatokat? Említsünk meg pár példát, miket érdemes leosztani:

1. E-mail-ek olvasása és rendszerezése

Az asszisztensed naponta párszor bejelentkezik az e-mail rendszeredbe, hogy válaszoljon az értekezlet-összehívásokra, rangsorolja és jelezze a beérkező leveleket, amelyekre szükség van, és törölje a feleslegeseket.

Először lehet, hogy idegesnek érzed magad, hogy ilyen hatalmat adsz valakinek, de egy idő után rá fogsz jönni, nem érted hogyan tudtál élni nélküle.

• Ha a Gmailt és a Google Apps-t használod, akkor hozzáférést biztosítasz a virtuális asszisztensednek a Beállítások menün keresztül anélkül, hogy megadnád a Google-jelszavadat.
• Olyan mappákat hozhat létre, amelyeket közösen meghatározott címkékkel lát el, mellyel jelzi, melyekre kell figyelmet fordítanod - ezután csak ezekre a mappákra kell összpontosítanod.

A McKinsey  & Co. tanácsadó cég közelmúltban megjelent felmérése szerint a mai „menő vezetők” idejük átlagosan 38%-át töltik levelezésük kezelésével. A kisvállalkozóknál ez az arány még rosszabb. Miért kell ezzel foglalkoznia egy felelős beosztásban lévő vezetőnek?

A megoldás tényleg egyszerű: ha egy virtuális asszisztens segítségét kéred, akkor pontosan és egyszerűen be lehet állítani a jogosultságokat, fel lehet állítani a szabályokat.

Például:

1. Válasz
2. Töröl
3. Archív

Egyszerű mappák, melyek kezelése megkönnyíti az életedet. Gyors, hatékony üzenetkezelés, mely a naponta bejövő 200 e-mail számát lecsökkenti, a nap folyamán maximum 30 fontos és kezelendő levélre. Hát nem megéri?

2. Naptár kezelése

A technológia fejlődésének köszönhetően már nem egy elvetemült fantasy-forgatókönyvíró szüleménye, egy tőlünk akár pár száz kilométerre élő VA foglalkoztatása.

A virtuális asszisztensek több, különböző platformot használnak ügyfeleik projektjének és kommunikációjának kezelésére. Szó szerint több száz olyan feladat és projekt létezik, amelyet hatékonyan delegálhatsz egy virtuális asszisztens számára. Ilyen például a naptárkezelés is.

Miből áll ez?

Mivel az asszisztens kezeli a naptáradat, ez lecsökkenti a bíbelődést az időpontokkal, de arra is kényszeríthet, hogy sokkal fegyelmezettebb legyél abban, hogy beoszd az idődet.

Egy asszisztens sokkal reálisabban látja a teendőket. Írd össze a "naptári szabályokat", amelyeket be kell tartania. Ha ezeket a szabályokat dokumentáljátok, az megakadályozza, hogy semmibe vegye megbeszélt utasításokat.

Például:

o             Állítson be neked 30 perces szünetet minden 3 órában

o             Győződjön meg róla, hogy a helyszínre való utazásra elegendő időt hagyott e

o             Tegye fel az összes kulcsfontosságú kapcsolattartó személy telefonszámát az összes       helyszínen kívüli találkozó eseményéhez

o             Ne legyenek találkozók 09:00 előtt

A delegálásról szóló cikk következő része megjelenik 2 hét múlva. Gyere vissza és olvasd el!